PDCA i trzy małpki, czyli jak NIE wdrażać doskonalenia

Z cyklem PDCA (Plan-Do-Check-Act), znanym też jako cykl Deminga, spotkał się każdy, kto miał choć odrobinę do czynienia z Lean Management (o Lean Management napisaliśmy w artykule: „Jak wdrażać Lean, aby działał? I czy automatyzacja to Lean?”) czy zarządzaniem jakością. To filar ciągłego doskonalenia. Ale jak pokazuje praktyka – można go wdrażać równie dobrze, co źle. A czasem źle w sposób wręcz komiczny.

Zdarzyło Ci się kiedyś usłyszeć? :

„PDCA? To dobre dla korporacji. My jesteśmy kreatywni.”

„U nas się nie da – my jesteśmy specyficzni.”

„Po co to dokumentować? – przecież wszyscy wiedzą, co mają robić.”

Brzmi znajomo? Zróbmy więc szybki „audyt PDCA” w niejednej firmie. I co widzimy? Cykl prowadzony przez trzy małpki. Czwarta nigdy nie dotarła.

1. PLAN – małpka z zasłoniętymi oczami

Etap PLAN to moment, w którym powinniśmy być uczciwi, rzetelni i skrupulatni w zebraniu danych wejściowych.
To czas na audyt procesów, analizę faktów, obserwację gemba (czyli miejsca, w którym faktycznie powstaje wartość – najczęściej hali produkcyjnej, stanowiska pracy lub biura obsługującego proces) i dialog z tymi, którzy najlepiej znają proces.

Tymczasem często opieramy się na danych pochodzących nie z rzeczywistości, lecz z „wiedzy plemiennej”. Ktoś kiedyś powiedział, że tak się robi. Albo: „wszyscy tak robią”. Albo jeszcze gorzej – po prostu przy wdrożeniu Lean nikt nie pyta, skąd sie wzięły dane, na których sie opieramy.

Efektem są plany budowane na założeniach, nie na faktach. Co gorsza, bardzo często idealizujemy rzeczywistość – zakładamy, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. Nie patrzymy na procesy obiektywnie, tylko przez różowe okulary. A wtedy… wkracza Pan Pareto. Bo jak się okazuje, 80% problemów wynika z 20% błędnych założeń.

Dlatego zamiast analizować dane, które pasują do naszej teorii, powinniśmy dobrać odpowiednią próbkę i zaprosić do zespołu Pana Pareto – żeby skupić się na tym, co naprawdę ma znaczenie.

2. DO – małpka z zasłoniętymi uszami

Etap realizacji.

Wprowadzamy zmianę.

Ludzie mówią: „To nie ma sensu”, „To już przerabialiśmy”, „Klienci tak nie zamawiają”. Ale nikt nie słucha. Przecież plan już gotowy. Wykonanie odbywa się wbrew logice, praktyce i zespołowi. Dodatkowo, ignorujemy realne ograniczenia technologiczne – możliwości maszyn, systemów informatycznych czy organizacji pracy – zakładając, że wszystko się jakoś ułoży. Zakładamy, że jakoś to będzie, nie przewidując koniecznych modyfikacji i ryzyk.

3. CHECK – małpka z zasłoniętymi ustami

Widzimy, że nie działa. Raporty pokazują co innego niż planowano. Na shopfloor (czyli miejscu wykonywania pracy, zwłaszcza na produkcji – tam, gdzie widać efekty i problemy w praktyce) dzieją się rzeczy niezgodne z założeniami. Ale kto to powie? Lepiej nie ruszać. Przecież projekt trwa. Nie będziemy się przyznawać, że coś poszło nie tak od początku.

4. ACT – a gdzie czwarta małpka?

Nie ma. Bo nikt nie analizuje wniosków. Nie wyciągamy lekcji. Nie ma refleksji. Jest tylko przekonanie, że „to narzędzie nie działa”. Więc po co wracać?

I tak wnioskiem, jaki unosi się nad organizacją, jest: PDCA – to nie dla nas. My jesteśmy zbyt dynamiczni. Więc gnamy dalej. Szybciej. Bez planu. Bez refleksji. Bez zmiany. A najlepsi odchodzą. Oni nie chcą gonić. Oni chcą przegonić.

A przecież to właśnie czwarta małpka odpowiada za upragniony i mityczny KAIZEN – czyli nic innego jak postęp, uczenie się organizacji, lepszy proces, oszczędności i efektywność. To ona zbiera owoce wcześniejszych działań, przekształca je w trwałą zmianę i rozpoczyna nową iterację – bogatszą o doświadczenia, mądrzejszą o dane i bardziej zakorzenioną w rzeczywistości.

My w Smilean nie robimy nic bez czwartej małpki ! Zapraszamy do nas na bezpłatna konsultację !:

PS: Cykl Deminga, dobrze poprowadzony, to potężne narzędzie zmiany. Ale wymaga pokory, otwartości i uczciwości wobec danych. Jeśli masz odwagę otworzyć oczy, uszy i usta – to będzie działać. A wtedy nie będziesz sam. Będzie z Tobą czwarta małpka. Niech zdrowy rozsądek będzie z Tobą!  😉